Mientras que las compa帽铆as ya dominan el tema de los registros f铆sicos, a煤n les falta camino por recorrer en cuanto a los electr贸nicos.
Un nuevo reporte revel贸 que las empresas a煤n hacen padecen la gesti贸n de registros electr贸nicos al ahondar en c贸mo hacen las organizaciones para almacenarlos y destruirlos en tiempo.
Mientras que en 80% de las empresas聽que participaron en la encuesta聽hay cumplimiento en los principios b谩sicos de la gesti贸n de los registros f铆sicos, apenas聽en una聽de cada cuatro organizaciones (23%) han sido establecidas pol铆ticas para hacerlo lo propio con los registros electr贸nicos.
El reporte “Benchmark de cumplimiento: mejores pr谩cticas en la gesti贸n de regitros” de Iron Mountain consigna que seg煤n los resultados hay un riesgo latente debido a la explosi贸n en el crecimiento de la informaci贸n electr贸nica, lo que trae aparejada la preocupaci贸n de los consumidores quienes se preguntan c贸mo son protegidos sus datos.
Reflejo de esta preocupaci贸n por parte de clientes y consumidores es el establecimiento de regulaciones en torno a la administraci贸n de registros tanto f铆sicos como electr贸nicos.
Es bueno que, seg煤n el documento, 64% de las compa帽铆as tengan el prop贸sito de mejorar sus programas de administraci贸n de registros. La encuesta encontr贸 que todos las empresas que聽participaron聽ten铆an funcionando programas de administraci贸n de registros, aunque muy b谩sicos.
El reporte comprob贸 que las organizaciones que tienen robustos programas de gesti贸n de registros son聽las grandes empresas sometidas a regulaciones m谩s estrictas de acuerdo al tipo de industria al que pertenecen y que est谩n bajo la pr谩ctica de auditor铆as cuyas medidas correctivas podr铆an significar incluso pagos por penalizaciones.
Por otro lado, 54% de las organizaciones encuestadas utilizan un calendario empresarial donde se especifican los detalles de la preservaci贸n y destrucci贸n de la informaci贸n. No obstante,聽48% de las empresas incluyen copias f铆sicas y registros electr贸nicos en dichos calendarios.
“La ausencia de un calendario de retenci贸n de informaci贸n bien logrado puede minar los mejores esfuerzos de una organizaci贸n para gestionar sus informaci贸n de valor, dejando expuesta a la compa帽铆a a un riesgo considerable de infringir regulaciones e incluso la ley”, indic贸 el documento.
Preocupante es, hace notar el reporte, que menos de un tercio de las compa帽铆as tiene funcionando m茅todos formales de acceso y administraci贸n de los registros electr贸nicos que puedan tener implicaciones legales.
Otro hallazgo relevante de la encuesta es que en apenas 37% de las orgnizaciones participantes se ejecutan entrenamientos relacionados con la administraci贸n de los registros.