Empresas aún malabarean gestión de registros electrónicos
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Mientras que las compañías ya dominan el tema de los registros físicos, aún les falta camino por recorrer en cuanto a los electrónicos.
Un nuevo reporte reveló que las empresas aún hacen padecen la gestión de registros electrónicos al ahondar en cómo hacen las organizaciones para almacenarlos y destruirlos en tiempo.
Mientras que en 80% de las empresas que participaron en la encuesta hay cumplimiento en los principios básicos de la gestión de los registros físicos, apenas en una de cada cuatro organizaciones (23%) han sido establecidas políticas para hacerlo lo propio con los registros electrónicos.
El reporte “Benchmark de cumplimiento: mejores prácticas en la gestión de regitros” de Iron Mountain consigna que según los resultados hay un riesgo latente debido a la explosión en el crecimiento de la información electrónica, lo que trae aparejada la preocupación de los consumidores quienes se preguntan cómo son protegidos sus datos.
Reflejo de esta preocupación por parte de clientes y consumidores es el establecimiento de regulaciones en torno a la administración de registros tanto físicos como electrónicos.
Es bueno que, según el documento, 64% de las compañías tengan el propósito de mejorar sus programas de administración de registros. La encuesta encontró que todos las empresas que participaron tenían funcionando programas de administración de registros, aunque muy básicos.
El reporte comprobó que las organizaciones que tienen robustos programas de gestión de registros son las grandes empresas sometidas a regulaciones más estrictas de acuerdo al tipo de industria al que pertenecen y que están bajo la práctica de auditorías cuyas medidas correctivas podrían significar incluso pagos por penalizaciones.
Por otro lado, 54% de las organizaciones encuestadas utilizan un calendario empresarial donde se especifican los detalles de la preservación y destrucción de la información. No obstante, 48% de las empresas incluyen copias físicas y registros electrónicos en dichos calendarios.
“La ausencia de un calendario de retención de información bien logrado puede minar los mejores esfuerzos de una organización para gestionar sus información de valor, dejando expuesta a la compañía a un riesgo considerable de infringir regulaciones e incluso la ley”, indicó el documento.
Preocupante es, hace notar el reporte, que menos de un tercio de las compañías tiene funcionando métodos formales de acceso y administración de los registros electrónicos que puedan tener implicaciones legales.
Otro hallazgo relevante de la encuesta es que en apenas 37% de las orgnizaciones participantes se ejecutan entrenamientos relacionados con la administración de los registros.
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